勉強会やセミナーをやりたいときの大事なポイント (3) ：リスクマネジメント編

小さな内内の勉強会や、社内勉強会、テーマ別のセミナー、年に1度のカンファレンス、国際カンファレンス・・・と IT技術勉強会と一言で言っても種類や規模は様々です。
皆さんはこれらのイベントを開催、主催、管理する際に
どのようなリスクを想定しますか？

リスクの定義をおこなう

 内内のイベントは良いとして、社内勉強会をはじめとするセミナー、勉強会、カンファレンスにはそれぞれの立場から見たリスクを定義する必要性があります。
まずは視点から

• 主催者にとってのリスク
• 登壇者にとってのリスク
• 参加者にとってのリスク
• スポンサーにとってのリスク
• オーナー（会社、部門）にとってのリスク

があります。

主催者にとってのリスク

 主催者にとってのリスクは、

• 集客が想定を下回ること
• 会場が確保できないこと
• 登壇者が集まらないこと
• 運営資金が赤字（または黒字）を出してしまうこと
• 悪意ある売名行為に利用されて参加者に迷惑がかかること
• ドタキャンを平気でされてしまう問題
• 運用コストの増大化を招いてしまうこと

あたりが挙がります。

登壇者にとってのリスク

登壇を依頼された側にとってのリスクは、不安要素が中心になります。

• 自分のスキルが他の登壇者と合わないかもしれないこと
• 参加者のスキルや視点がわからないこと
• 登壇時間に対する準備期間のスケジュール
• 他の登壇者のノリや、会そのもののノリがわからないこと
• 「何を」「誰に」「なぜ」伝えるのか、といった要件があいまいであること
• 参加者が、聞き手に徹底してしまうのではないか？という不安
• 登壇者本人が準備の全てを行わなければならない問題

あたりが主なリスクとして管理する必要性があります。

勉強会やセミナーをやりたいときの大事なポイント (2) ：準備編

前回の記事では、主催するにあたって

「ゴールを明確にすること」

knowledge-management.hatenablog.com

に触れました。

今回は、準備をどこまですればよいかについて触れたいと思います。

準備は品質に直結する

 業務においても設計が重要であるように、セミナーを開催するにあたっても
準備は非常に重要です。

大きく分けて

• 何を、どの程度まで準備すべきか
• どのくらいの規模のセミナーであれば、どこまで準備すれば十分か

この2つについてこれまでの経験を踏まえてお話し致します。

まず何を準備するのか

must 事項

• 会場（アクセス、収容人数、プレゼン設備、音響設備、利用料金）
• イベント公式サイト（予約管理ツール）
• セミナーのコンセプトとゴール設定
• 運用スタッフ連絡用ツール（slack など）
• 社団法人などの第三者法人格の口座（スポンサーからの資金援助を受ける場合のみ）
• 予算計画（運用に費用が発生する場合のみ）
• スケジュール計画
• 当日までのスタッフ人員
• 対応マニュアル
• アンチハラスメントポリシー
• 事前チェックの要項とスケジュール

勉強会やセミナーをやりたいときの大事なポイント (1) ：目的編

IT業界は、勉強会が頻繁に開催され、
技術者向けだけでなく、ビジネス面でも人事面でも多くのイベントが社外で開催されているのを目にする機会があると思います。

「どんな勉強会に参加したらいいのか分からない」
「この勉強会は参加して意味があるのだろうか？」

といった意見も同時に多くあり、
参加者にとっても、主催者にとっても悩みの種でもあります。

そこで、今回は
・主催者の立場として
・登壇者として
・参加者の立場として
・スポンサーの立場として

のそれぞれの立場から、何を注意し、
どのように取り組めば良いかを書いてみたいと思います。

第1回は「主催者の立場として」

を中心に、企画面についてお話を進められればと思います。

ゴールを明確にする

• 何をテーマにした勉強会なのか
• 誰をターゲットにした勉強会なのか
• どのくらいのレベルを対象とするのか

など、イベントを企画するうえで定めることは多数ありますが、
重要な事項として、ゴールを明確に設定することが挙げられます。

企画者(自分)にとってのゴールとは？
登壇者にとってのゴールとは？
参加者にとってのゴールとは？
協賛者にとってのゴールとは？

考えるときりがないように感じますが、
これらは1つずつ明確に定める必要性があります。

ナレッジマネジメントと技術広報の繋がりと目的について

私自身のお仕事のご紹介をします。

まずは、

社員同士の情報共有やナレッジの組織化、
エンジニアコミュニティと企業の関係、
技術的な企業ブランディングのありかた、
大規模カンファレンスからフラットな勉強会の運営など
「技術広報」
「ナレッジマネジメント」
「技術ブランディング」
に関する内容からご紹介していきたいと思います。

 

およそ3年ほど前から、企業の公式活動として、
エンジニアやクリエイター向けの
・外部カンファレンスの招へいと運用支援
・自社発信のセミナー企画、開催
・日本ユーザー会主催の非営利セミナーの開催支援
・社内勉強会の制度確立とシステム化
・部門別、職能別ワークショップの開催と運用
など情報共有の場の提供や、コミュニティに対しての全面支援などを
非営利に限り行っています。

 

当社のセミナールームやミーティングスペースを開放し、
セミナーの運用業務や予算を含めた支援を、
内外問わず微力ながら取り組んでいます。

 

これらの方針作りなど立ち上げから現在に至るまで、
主体的に携わってきたのは、
情報共有体制の強化と、
ナレッジの循環(SECIモデル)は組織力を高め、
技術力の強化を組織単位から行うことで基盤を固め、
その上に成立する個人単位の技術力強化は、
安定したサービスの提供と
品質の保証を社会に対して行うことができると確信していたことが
根拠にあります。

 

入社時より
「組織の生存能力(≒事業継続力)」を高め、
自身が定年を迎えてもなお栄え続ける組織にしたいという目的がありました。

 

これが企業の理念と合う形で現在まであらゆる支援を会社からいただいています。
前述の根拠は、この目的に添って成り立っています。

 

私自身は、情報やナレッジ・ノウハウが循環し、
迅速かつ正確な処理と共有がなされる組織作りは、
堅牢な城作りに通じるものがあると考えています。

名城として名高い城を訪れると、
通路、構造、配置のすべてが戦に勝ち、兵力を温存し、遠征に備える砦としての機能に
特化し、すべてが合理的に組まれていることに驚嘆します。
企業もまた、ITを活用することにより
「名城」と例えられるような組織基盤を備えることによって、
より事業の拡充や、非常事態への備えに活かされるのではないでしょうか。

 

ナレッジの組織化や、システム化は
普段、事業部を支える基盤として機能することが理想ですが、
その真価は組織が危機的状況になって初めて発揮されると予想しています。

 

一見、築城というと「守」をイメージし、経営的「攻め」とは正反対に思われがちですが、攻めるための組織作りであるため、目的は同じく攻めです。
攻めの反対は守ではなく、動かないこと、後退すること、そして無関心だと思うためです。

 

長くなりましたが、
セミナーや勉強会の支援活動は、
将来的に組織が名城となるために個人、
組織双方の成長基盤となる
文化形成と環境作りが目的になっています。

 

そして、それを社会にアピールし、オープンにすることによって
技術広報（技術ブランディング）の確立へと繋げ、
時代や需要に見合った基盤の見直しへと循環させていくことに繋がっていきます。

 

Hello World! 引っ越し＆本格稼働しました

皆さま初めまして。

私はこれまでずっと、IT系企業につとめてきました。

そのジャンルは幅広く、
Web制作、SEO、メディア制作＆運用、toB管理システム、ソーシャルゲーム、toCコミュニティサービス、広告集計アプリとあらゆるプロジェクトに属し、
エンジニアとして、ディレクターとして、UX設計として、プロジェクト管理者として、多くの経験とスキルを積む機会に恵まれてきました。

「広告の世界で世間が楽しめるサービスを生み出す！」と意気込み
単身、大阪から東京へ移りはや〇年。
現在は、某大手IT広告代理業の企業で、より良いサービスを社会に生み出し続けられる組織力の強化を目的として情報システムに携わっています。

業務領域としては、
社内情報システムに携わりながら組織の基盤を支えつつ、
エンジニアの環境・文化の形成や
組織の合理化、ナレッジや情報の管理と合理化に向けて
日々精進しています。

このブログは、
・私がこれまで学んできたこと
・これまで積み重ねた技術、知識、経験のまとめ
・ナレッジ管理、情報管理がいかに組織の強みとなりうるか
・IT技術は社会にどう貢献できるのか、私なりの考え
・ナレッジマネジメントってなんのメリットがあるのか
・強い組織とは？そのメリット、効果は？
・開発者の向かう先、今後のWeb、ITはどうなるんだろうか
・「情報を制する」とは何をもって指すのか
など、私個人の考えをまとめるつもりで、記していきたいと思います。

まだ修行の身ではありますが、
至らぬ点がありましたら、ご指摘・ご指導いただけると大変嬉しく思います。

宜しくお願い致します。