勉強会やセミナーをやりたいときの大事なポイント (2) ：準備編

前回の記事では、主催するにあたって

「ゴールを明確にすること」

knowledge-management.hatenablog.com

に触れました。

今回は、準備をどこまですればよいかについて触れたいと思います。

準備は品質に直結する

 業務においても設計が重要であるように、セミナーを開催するにあたっても
準備は非常に重要です。

大きく分けて

• 何を、どの程度まで準備すべきか
• どのくらいの規模のセミナーであれば、どこまで準備すれば十分か

この2つについてこれまでの経験を踏まえてお話し致します。

まず何を準備するのか

must 事項

• 会場（アクセス、収容人数、プレゼン設備、音響設備、利用料金）
• イベント公式サイト（予約管理ツール）
• セミナーのコンセプトとゴール設定
• 運用スタッフ連絡用ツール（slack など）
• 社団法人などの第三者法人格の口座（スポンサーからの資金援助を受ける場合のみ）
• 予算計画（運用に費用が発生する場合のみ）
• スケジュール計画
• 当日までのスタッフ人員
• 対応マニュアル
• アンチハラスメントポリシー
• 事前チェックの要項とスケジュール

better 事項

• ステッカー
• ネームプレート
• 会場案内用スライド
• イベントロゴ
• 懇親会
• 録画機材
• アンケート
• 司会進行役の手配（素人）
• 資料の事前確認
• 登壇者、スタッフ用控室の確保（荷物保管のためセキュリティを担保する場所）

best 事項

• スタッフTシャツ
• 会場BGM
• 登壇席用パネル（イベントロゴ + スポンサーロゴ：写真掲載時に有効的）
• バックパネル（インタビューパネルとか幟・看板のようなもの）
• 司会進行役の手配（セミプロ、プロ）
• CM動画（懇親会や休憩の際にプロジェクタで流す）
• リハーサル
• ライブ配信機材
• コーヒー、ドーナツなどの軽食（1日イベントの場合）

といった感じかと思われます。
どのような簡単な勉強会や小規模のセミナーであっても、
must 事項にあげた内容は準備を徹底しておくと安心です。

社内勉強会などライトなものであれば、
アンチハラスメントポリシーはなくても問題ありません。

社内勉強会の運営については別記事で触れたいと思います。

better 事項は、150人以上～300人以下くらいの規模の
セミナー、カンファレンスでは必須事項に近くなってきます。
参加者が150人を超えると、

• 会場のレイアウト（トイレ、飲食物の購入場所、ごみ箱、途中入退室のルート）
• wi-fi 、電源の有無について
• 空調管理

など、対応項目が多岐に渡り、かつ要望や質問の頻度が上がります。
対応できないとなると、快適性の低下が満足度の低下を招き、
準備不足を指摘される残念な結果を招きかねません。
セミナーやカンファレンスの満足度は、あくまでセッションの内容のレベルによって決まるものであり、
会場の快適性に左右されるものではないと思いますが、
運用側の準備不足により、あえて下げる要因を招くことは避けたいところです。

best 事項については、有料カンファレンスの運営を行う場合や、
年に1度の祭典の性格を持つカンファレンスにおいては、
ほぼ必須に近いと考えます。

前者においては必須、後者においては尚良いという感じでしょうか。

お客様からお金をいただいているイベントになると、
達成すべき要件のレベルが数段上がります。

• セッションの内容レベルの高さ
• プレゼン内容の完成度
• 会場の充実度
• スタッフの対応能力の高さ
• 設備の充実性
• イベントとしての完成度
• 過ごす時間の快適性

とこれらのほぼ全てが満たされていない限り、翌年の開催は厳しいものになると覚悟せざるを得ません。
優先順位としては、上記の上からの並び順の通りと考えます。